Du confinement à la reprise : deux responsables de flotte témoignent

Hichem Bardi est le Directeur Fleet & Logistique d’ENGIE Solutions, une filiale du groupe énergétique français créée en janvier dernier et destinée à accompagner les villes et les entreprises dans leur transition zéro carbone. ENGIE Solutions dispose d’un parc de 23 500 véhicules. Vanessa Rousseau, quant à elle, est la Cheffe du parc matériel de Caen la mer, établissement public, communauté urbaine normande qui regroupe 48 communes et 272 000 habitants. La flotte de Caen la mer compte 1 075 véhicules.

Activité ralentie et ciblée durant le confinement

Quelle a été l’activité de votre parc automobile durant le confinement ?

Hichem Bardi - ENGIE Solutions : Pendant le confinement, notre activité s’est poursuivie, nos équipes ne se sont jamais arrêtées de travailler et nous sommes restés entièrement mobilisés. Bien entendu, l’ensemble des opérations de passage de commandes et de restitution des véhicules s’est ralenti, mais ne s’est pas interrompu pour autant. Nous avons par ailleurs travaillé avec les constructeurs et loueurs pour mettre à jour les réseaux de réparateurs et les structures d’entretien des véhicules.

Vanessa Rousseau - Caen la mer : L’activité du parc matériel de Caen la mer s’est limitée à l’utilisation des véhicules des services techniques et administratifs mobilisés tout au long du confinement : à savoir, les bennes à ordures ménagères pour la collecte des déchets, les engins de propreté pour assurer un entretien minimum des communes, les véhicules légers/utilitaires et lourds en pool (partagés) pour assurer la continuité des services administratifs, du CCAS (Centre Communal d’Action Sociale), des dépannages et astreintes.

Comment avez-vous coordonné la gestion de votre flotte durant cette période ?

Hichem Bardi : Nous avons coordonné la gestion de notre flotte en nous organisant pour adapter notre activité au télétravail, via des réunions régulières et des outils informatiques performants, qui nous ont permis de poursuivre, puis de reprendre l’activité de plus belle.

Vanessa Rousseau : La flotte est gérée en temps normal avec des outils de gestion spécialisés et accessibles à distance, nous avons donc géré la flotte pour les services mobilisés de la même façon. Seuls les dépannages ont fait l’objet de plusieurs équipes de mécaniciens dits « volants » durant cette période pour les pannes sur des matériels ne pouvant se substituer à d’autres ou bloquant la voie.

Réajustements et optimisation des process rythment la reprise

Comment s’est passée la reprise, quelle a été ou quelle est votre priorité ?

Hichem Bardi : Notre priorité, tout au long de cette période de reprise, est de protéger la santé de nos collaborateurs. Nous avons mis en place un protocole strict de nettoyage en cas de succession d’utilisateurs.

À l’heure actuelle, notre état d’esprit est la détermination à poursuivre notre mobilisation. À la fois pour la gestion de notre flotte, mais aussi pour les outils qui sont à notre disposition. Nous avons par exemple accéléré les projets de dématérialisation de nos documents.

Vanessa Rousseau : La reprise s’est faite en amont du déconfinement officiel du 11 mai, en même temps que les services techniques appelés à reprendre (espaces verts, propreté…). Nous avons dû notamment faire face à plusieurs pannes de matériels (en raison de leur utilisation intensive après un long arrêt), dans un contexte de problèmes d’approvisionnement des pièces et d'une présence du personnel allégée. Nous avons dû également rattraper notre retard en matière de vérifications générales périodiques (contrôles techniques, pollutions, passages aux mines, levages…) et faire face à des temps d’opération plus longs pour assurer le nettoyage des véhicules à l’entrée et à la sortie des matériels de nos ateliers.

Avez-vous dû repenser votre stratégie habituelle, et si oui, par quels moyens ?

Hichem Bardi : Nous n’avons pas repensé notre stratégie, mais l’avons accélérée. Nous concentrons notre énergie à poursuivre le verdissement de notre flotte de véhicules, qu’ils soient de fonction ou utilitaires, afin d’adapter le carburant aux usages (électricité, hydrogène, GNV).

Vanessa Rousseau : Le contexte nous a fortement incités à revoir nos protocoles de gestion administrative et technique pour une prise en charge des demandes des utilisateurs aussi rapide que possible. Nous avons revu notre process de commande de pièces, fait davantage appel à la prestation extérieure, planifié davantage les interventions sur panne, recouru à la polyvalence de l’ensemble des équipes du parc en élargissant les missions de chacun. Nous conserverons le bénéfice de toutes les mesures mises en place durant cette période pour améliorer l’efficience de la gestion de la flotte.

Philippe Ambon, du Cabinet Holson : « Les gestionnaires sont en première ligne »

Philippe Ambon est le Directeur général d’Holson, l’un des cabinets experts dans la performance des flottes automobiles. Il nous livre d’abord son sentiment sur l’implication des gestionnaires de flottes depuis le début de la crise sanitaire. « Je trouve que les gestionnaires font face à l’adversité, qu’ils sont aux affaires. Ils sont en première ligne dans la remise en route de leurs entreprises. »

Le télétravail, un outil de suivi pratique durant le confinement

Les gestionnaires ont parfois pu mesurer tout l’intérêt du télétravail. « Le télétravail a joué un rôle important pour les gestionnaires durant cette période », confirme Philippe Ambon, surtout « lorsque les entreprises avaient embrassé des technologies modernes permettant de déporter facilement leurs collaborateurs (solutions logicielles en SaaS « Software as a Service » accessibles depuis un ordinateur personnel, ou préalablement mises à disposition sur un ordinateur portable professionnel). »

Le protocole sanitaire complique l’usage des véhicules partagés

En ce qui concerne le protocole sanitaire imposé pour l’utilisation des véhicules de fonction, le casse-tête selon Philippe Ambon « se pose avant tout autour des véhicules en pool, qui nécessitent des interventions spécifiques entre deux conducteurs, avec une désinfection approfondie de la cabine », explique-t-il. « Oui, c’est une mesure qui alourdit le quotidien des gestionnaires, principalement le quotidien des correspondants des gestionnaires centraux au niveau local, ceux qui ont pour mission de distribuer les clés (responsables de services généraux, secrétaires d’agence, chargés d’accueil, entre autres). »

Plusieurs enjeux communs à toutes les flottes

Si les contraintes peuvent varier selon la structure et l’organisation de la flotte, petites, moyennes et grandes structures se rejoignent en tout cas sur un point, pour Philippe Ambon. « Elles sont toutes confrontées aux mêmes enjeux liés à la remise en route », souligne cet expert.

Cela passe notamment par la commande des nouveaux véhicules, par le pilotage de campagnes de réajustement de contrats. Cela se traduit et se traduira sans doute aussi par le fait, dès les prochaines semaines, de saisir l’opportunité des bonus écologiques instaurés le 1er juin pour accélérer la transition de leurs flottes.