Voiture de fonction : la car policy ou guide de la politique automobile en entreprise

 La car policy est indispensable afin d’établir une politique automobile cohérente dans une entreprise. Cette appellation aussi nommée grille d’attribution officialise en effet quel type de véhicule pourra bénéficier un collaborateur. Généralement, la mise en place de cet outil ou charte intervient quand le parc comprend plus d’une vingtaine de véhicules. À partir de ce volume, plusieurs éléments de gestion interviennent en effet et imposent un encadrement. Or, l’établissement d’une charte parvient souvent à solutionner bien des problèmes. Grâce à cette dernière, les salariés profitent d’un accompagnement transparent pour choisir leur véhicule et surtout connaissent parfaitement leurs droits et… devoirs. De son côté, l’entreprise peut aussi plus facilement s’organiser, notamment sur un plan légal. La liste des règles à mettre en place peut en effet être très longue car elle regroupe en principe la politique générale de l'entreprise, la grille des véhicules et enfin, les règles d'utilisation.

Voiture de fonction/voiture de société : quelles différences ?

Dans une entreprise, la distinction entre véhicule de société ou de service et voiture de fonction est fondamentale. L’usage est en effet différent et surtout les collaborateurs ne sont pas les mêmes. Dans le premier cas, l’automobile est considérée comme un outil de travail. Il faut dès lors bien réfléchir aux caractéristiques du modèle nécessaire à l’accomplissement des tâches. Un technicien aura davantage intérêt à bénéficier d’un véhicule utilitaire tandis qu’un représentant appelé à rouler à longueur de journée avec des produits volumineux à bord préférera un break ou un SUV à une simple berline. En outre, l’usage privé est généralement interdit. La car policy permet donc de notifier le type de modèle et les conditions d’utilisation.

Le deuxième cas est plus complexe car il ressort plus du management. Le véhicule mis à disposition dépend du rang hiérarchique du salarié. Les collaborateurs qui méritent une voiture de fonction, dont ils peuvent se servir à titre privé, sont ainsi répartis en plusieurs catégories. Un commercial ne bénéficiera pas, par exemple, d’un véhicule de même « standing » que le dirigeant. Or pour clarifier la politique automobile, deux possibilités sont généralement proposées : obliger à choisir parmi une liste fixe ou laisser le choix dans les limites d’un budget prédéfini.

La car policy officialise des caractéristiques

Aujourd’hui, les constructeurs commercialisent une multitude de modèles entre les monospaces, berlines, SUV, etc. Une société doit donc clairement inscrire dans la car policy l’ensemble des critères acceptés ou refusés pour une voiture de fonction. Et ces derniers sont nombreux puisqu’ils concernent la taille des véhicules, la cylindrée, le niveau de finition, les éventuelles options, le prix, le montant des loyers en cas de location longue durée, les émissions de CO2, le type de carburant, etc. Mais pour le gestionnaire de parc d’une société, un élément particulièrement déterminant se nomme TCO (Total Cost of Ownership). Celui-ci regroupe l’ensemble des coûts de possession (usure, entretien, carburant, revente, etc.). En parallèle, les émissions de CO2 doivent aussi être surveillées. Car, elles ont un impact sur le calcul de la TVS (Taxe sur les véhicules de société). Ce paramètre économique peut d’ailleurs être parfois contradictoire avec les volontés du département management.

Une voiture de fonction peut, il est vrai, devenir un levier intéressant pour fidéliser le collaborateur et même le récompenser. Or quand cet argument ne suffit plus, accorder une option non prévue à la car policy (crochet d’attelage, toit ouvrant, galerie, sellerie cuir, etc) s’avère parfois utile mais au… détriment du TCO. Cette « arme de séduction » doit rester sous contrôle pour limiter les tentations. La car policy facilite cette maîtrise face à des salariés tendant à être « gourmands ». Par exemple, s’il est inscrit que les véhicules doivent être français afin de favoriser l’image que veut donner l’entreprise, la volonté de certains  cadres dirigeants de profiter des marques premium germanique sera contractuellement annihilée. La car policy peut donc faciliter le maintien de la paix sociale dans les bureaux. Tous les employés d’un même rang hiérarchique sont logés à la même enseigne avec la même catégorie de véhicules.

La car policy définit les conditions d’utilisation

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Dans ce paragraphe, les sociétés inscrivent généralement que le collaborateur est censé utiliser son véhicule de fonction « en bon père de famille ». Mais, elles détaillent tout aussi souvent dans la car policy quelques actes plus précis à réaliser. L’utilisateur doit, par exemple, effectuer un lavage intérieur et extérieur mensuel ou encore contrôler la pression des pneus et le niveau d’huile. Dans le cas de la location longue durée, les entretiens réguliers sont assurés par les loueurs mais les usagers doivent respecter les prises de rendez-vous. Et pour encourager à respecter ces consignes, les car policy sont souvent dotées de sanctions souvent pécuniaires en cas de non-respect des engagements qui y sont décrits.

Par ailleurs, les avantages liés à la voiture de fonction, comme les cartes carburant et les télépéages sur les autoroutes, doivent aussi être notifiés. Afin d’éviter d’éventuels abus volontaires ou non, la car policy précise toujours si ces deux outils peuvent être employés en semaine uniquement ou le week-end voire pendant les congés. Dans cette configuration, la possibilité qu’une autre personne, comme le conjoint, puisse conduire doit aussi impérativement être inscrite afin d’éviter les problèmes de responsabilités.

Et ce dernier point est essentiel. Dans le cas d’un accident survenu lors d’une utilisation privée, les règles sont claires : la responsabilité des dommages incombe intégralement au salarié. Autrement dit, l’utilisateur est pleinement responsable des dégâts occasionnés à la voiture et de ceux causés à des tiers. La franchise est donc toujours à la charge du salarié lors d’un usage privé mais aussi professionnel.

De même, en cas d’infraction au code de la route commise pendant l’exécution de son contrat de travail (ainsi qu’en dehors des heures de travail), l’employé est seul responsable de la perte de points et bien évidemment du paiement de l'amende pénale. S’il la paie, il ne pourra pas réclamer le remboursement à son employeur. Sur le plan légal, le dirigeant reste cependant civilement responsable du paiement des amendes mises à charge de son travailleur même en cas de « dénonciation ». Salarié et employeur sont donc solidairement responsables du paiement des amendes qui sanctionnent une infraction au code de la route. Enfin, la car policy permet également de mentionner des cas de fautes graves pouvant être synonymes de licenciement. Le non-respect des feux de signalisation, les dépassements dangereux, les franchissements d’une ligne blanche continue ou encore un accident provoqué en état d’ébriété ou sous stupéfiant figurent dans cette liste.

Conclusion

La car policy possède donc plusieurs avantages. Elle permet d’éviter des litiges, rationalise le poste automobile d’un point de vue économique ou encore détermine les marques et les modèles que pourront choisir les salariés. Enfin et surtout, elle notifie clairement les droits et obligations de chacune des parties.