Voiture de fonction : optimiser son budget et ses pratiques par un audit de flotte

Toutes les entreprises qui détiennent une flotte, quelle que soit leur taille (petite PME ou grand groupe) et qu’elles soient propriétaires ou locataires de leurs véhicules, sont amenées un jour ou l’autre, et souvent en pratique à un rythme triennal avec ajustements annuels, à réaliser un audit de leur parc automobile. La plupart du temps, il est question d’un objectif directement financier, une recherche d’optimisation des coûts de la flotte qui peut tendre vers une moyenne de 15 % d’économies sur le TCO (Total Cost of Ownership, pour Coût total de détention), voire davantage.

Faire appel à un cabinet spécialisé dans l’audit de flotte

« Un audit de flotte consiste à faire une photographie du parc du client », schématise Raphaël Rousset, Pdg-fondateur de Mobilease, cabinet indépendant qui accompagne une vingtaine de clients, essentiellement des TPE-PME, sur des parcs qui vont de 1 à 300 véhicules.

Les sociétés peuvent tout à fait réaliser cet audit elles-mêmes. Sauf qu’un audit nécessite une veille permanente et que dans la pratique, « le rôle de la personne qui a la charge du parc en interne est devenu très complexe, il faut de plus en plus être multi-casquette », analyse Raphaël Rousset. De fait, le salarié qui a en charge la flotte au sein d’une entreprise, d’une petite PME par exemple, a souvent d’autres responsabilités au quotidien (sur le plan des ressources humaines, de la comptabilité, entre autres). Cela conduit dès lors la majorité des entreprises à préférer externaliser la prestation d’audit.

De multiples acteurs, plus ou moins généralistes, sont investis sur ce segment : Direct Fleet, Solucar, Aficar, Mobilease, mais aussi Ayming ou Euklead, pour ne citer qu’eux. 

Collecter un maximum de données sur la flotte

Le point de départ d’un audit est de « recenser les différents partenaires constructeurs et loueurs qui travaillent sur le sujet flotte, les marques et les modèles de véhicules, les énergies, les affectations des véhicules, d’analyser le type de financement (contrat location longue durée, crédit-bail, acquisition), ainsi que toute l’organisation interne du client : qui gère la flotte au sein de l’entreprise ? qui est le décideur ? qui est plutôt sur la partie opérationnelle ? etc. », poursuit Raphaël Rousset.

Tous les cabinets de conseils spécialisés dans l’audit de flotte s’accordent à dire que plus les clients donnent des informations et plus ils sont en mesure de les aider efficacement dans la mise en œuvre d’un plan d’économies.

« Les clients peuvent avoir des difficultés à réunir l’ensemble des informations qui vont être utiles à l’audit. Certains sont déjà outillés, disposent de beaucoup de procédures et sont en mesure de nous délivrer des renseignements en quelques clics, tandis que d’autres peuvent avoir une culture très différente, avec encore pour certains des fichiers Excel, voire sur papier, voire encore des procédures communiquées oralement… C’est vraiment le grand écart entre les entreprises et ce ne sont pas forcément les plus petites qui sont le moins organisées », constate Alexandre Stefani, Responsable commercial du Cabinet Aficar, expert dans les services et la gestion des flottes automobiles.

Cette capacité à faire remonter les données internes apporte aux consultants extérieurs une indication sur le niveau de maturité de leurs clients dans la perspective de l’audit.

Identifier les leviers d’amélioration et les besoins

Dans un second temps, « une fois que nous disposons de l’ensemble des informations et que l’on commence à avoir une vision d’ensemble claire, nous allons être capables d’identifier les leviers d’amélioration, de chiffrer la valeur de ces leviers au travers notamment de notre historique de missions de conseil, et de déterminer ainsi le potentiel d’économies atteignable par le client », décrit Alexandre Stefani.

Pour les experts, l’une des clés pour pouvoir ensuite bien négocier avec les constructeurs, les loueurs et les distributeurs automobiles lors de la phase de déploiement de l’audit consiste à analyser d’une part avec précision la conception des contrats et des prestations associées ou non (par exemple, les prestations entretien et pneumatiques sont-elles incluses au contrat de location ou au contraire externalisées ? etc.). Elle consiste d’autre part à travailler sur les besoins du client (sur le catalogue de véhicules dont il souhaite disposer : quelles marques, quels modèles, quelles options), à déterminer par ailleurs les bonnes lois de roulage en fonction de l’usage réel des voitures et autres modèles disponibles au sein de la flotte.

Déploiement de la stratégie et suivi sur le long terme

Cette phase d’audit dure en moyenne entre quatre et six semaines. Une fois le feu vert donné par le client, « une fois que le client nous a validé un cahier des charges et un mode opératoire, nous sommes alors ses représentants pour traiter l’ensemble de l’appel d’offres auprès des constructeurs, des loueurs et des distributeurs », confie Alexandre Stefani. C’est ce qu’on appelle la phase de déploiement, de démarchage et de discussions commerciales auprès des partenaires existants ou futurs, la phase de mise en pratique des recommandations délivrées au client en matière d’optimisation des coûts.

Ce déploiement s’étend généralement sur plusieurs mois. Il peut porter en particulier sur la négociation ou le réajustement des contrats de location, à venir ou en cours. Les cabinets de conseil spécialisés assurent rester mobilisés bien au-delà de cette étape. « C’est un accompagnement sur la durée », insiste Raphaël Rousset. Ainsi, chaque année, le gérant de Mobilease présente à ses clients « un bilan intermédiaire du plan d’économies, afin de vérifier si le bilan réalisé est conforme à l’objectif initial. »

Des flottes toujours plus en demande de solutions

La demande pour des audits de flotte, pour des études comparatives ou de simples conseils est en augmentation ces deux dernières années. La politique de transition énergétique et la hausse de la fiscalité sur les véhicules thermiques contribuent fortement à cette tendance. Beaucoup de flottes s’interrogent à raison sur les pratiques à tenir, sur la Car Policy la plus judicieuse dans ce nouveau contexte : faut-il absolument investir tout de suite dans des véhicules hybrides ou 100 % électriques ? Et si oui, dans quelle proportion ? Ou, à l’inverse, faut-il temporiser dans l’attente d’une offre de modèles plus conséquente et de tarifs plus abordables ?

Si les consultants en audit reconnaissent que l’enjeu de la transition écologique est propice pour se poser des questions sur l’avenir des flottes automobiles, raisonner en termes de coût de détention global restera, selon eux, quoi qu’il en soit primordial.

Audit : quand le conducteur devient le garant des préconisations

« Les solutions de télématique, déjà présentes dans 37 % des véhicules de flotte européens, constituent un moyen efficace pour optimiser les coûts », exposait il y a quelques jours Edenred, une plateforme de services et de paiements destinée aux professionnels. Parmi ces solutions, on peut citer les logiciels signés Ocean, Chevin, Tom Tom ou encore Vodafone. On peut aussi évoquer des applications inédites, en lien direct avec la thématique audit de flotte. C’est le cas de Ask-me, imaginée par la société Ask en 2019.

La jeune pousse aixoise cofondée notamment par Fabien Dieu et Nora Mahdid a en effet mis en place un outil digital dont le principe est d’assurer que les leviers préconisés lors de l’audit sont appliqués, tout en déterminant de nouveaux axes d’optimisation durant la vie du véhicule. « Ask prend l’utilisateur final (le conducteur) par la main pour l’amener à appliquer les bonnes pratiques », résume Fabien Dieu. Concrètement, le conducteur reçoit des alertes préventives sur son smartphone l’invitant à contrôler par exemple les pneumatiques de son véhicule, ou à réaliser l’entretien chez le prestataire retenu dans le cadre de l’audit.

Ask fait parvenir des reportings mensuels aux dirigeants des entreprises qu’elle accompagne. Le but ? Porter à leur connaissance des informations (issues des actions de leurs conducteurs ou des prestataires avec lesquels ils travaillent) liées entre autres aux relevés des entretiens, aux consommations de carburant, mais aussi aux loyers ou à la sinistralité de leur flotte.